Desde o início da pandemia, mais de 580 mil negócios fecharam as portas, de acordo com o IBGE. Mais do que a crise e a situação econômica mundial, os dois últimos anos evidenciaram que toda empresa está sujeita a imprevistos, por isso, estar preparado para diferentes cenários não é somente uma opção.
Com a instabilidade, que resultou na baixa de aproximadamente 13,3% das empresas brasileiras, redesenhar processos financeiros se tornou ainda mais importante. Não somente para atuar com previsibilidade sobre o negócio, mas também para garantir a segurança da operação.
Ainda que a crise tenha levado negócios a um cenário extremo, o redesenho de processos é uma estratégia que proporciona melhorias antes mesmo de problemas ocorrerem. Ou seja, esta não é uma opção somente para os negócios que estão com dificuldades em seu fluxo de caixa.
Como sabemos, não existe uma fórmula mágica para que as empresas tenham sucesso e alcancem a escalabilidade que almejam. Muito menos para manterem as portas abertas em períodos difíceis. Mas o redesenho de processos financeiros se mostra como um caminho viável para fortalecer a melhoria contínua e a saúde fiscal.
Para que você entenda mais sobre o que é o redesenho de processos financeiros e como ele pode trazer a segurança que seu negócio precisa, continue a leitura e conheça mais sobre esta estratégia “quase mágica”.
Mas, o que são processos?
Antes de falar sobre a estratégia, precisamos ter claro que processos são todas as etapas do seu negócio. Eles definem o que e como as coisas acontecem dentro da empresa. Ou seja, desde atender um telefonema até fechar um novo contrato, todos os passos são considerados processos.
Por isso é tão importante contar com um mapeamento ou uma documentação do seu negócio. Para que nenhum estágio seja perdido dentro das rotinas do dia a dia e todas as etapas possam ser executadas de maneira eficiente tanto pelos colaboradores quanto pelos gestores.
O que é a remodelação de processos financeiros
Agora que você já entende o que são os processos e porque é tão importante mapeá-los, entender o que é a remodelação se torna muito mais fácil. A remodelação, ou reestruturação, dos processos financeiros, nada mais é do que um meio para garantir a produtividade do negócio, garantindo que os recursos sejam empregados da melhor forma possível.
Sabemos que administrar as finanças de uma empresa não é uma tarefa fácil, mas também é uma das principais áreas de gestão da organização, sendo vital para a sobrevivência e saúde do negócio. Por isso, acompanhar como os processos são realizados e buscar a melhoria é tão fundamental.
Por meio do redesenho financeiro é possível corrigir possíveis problemas ou riscos, implementar mudanças e blindar o negócio de fatores internos ou externos que possam afetar negativamente o caixa. Mais do que melhorar a performance, essa é uma ferramenta importante para garantir a segurança da operação, se protegendo contra perigos ou ameaças.
A estratégia consiste em analisar o que já foi realizado pela empresa, o que funcionou ou não dentro da estrutura de capital. Dessa forma é possível conquistar um controle financeiro mais eficaz, garantindo a sustentabilidade e o cumprimento das obrigações legais para maximizar os lucros.
Além de avaliar a conjuntura econômica, a influência dos processos nos resultados da operação e as condições financeiras do negócio, o redesenho dos processos financeiros é uma ferramenta que impacta além das finanças. Trazendo resultados de uma forma geral sobre toda a gestão e a legislação pertinente ao setor de atuação.
Meu negócio precisa de reestruturação financeira?
Como já citamos, o redesenho dos processos financeiros não se aplica somente aos negócios que estão com dificuldades no caixa ou situações controversas. A aplicação da reestruturação pode ser utilizada como uma forma de garantir que a saúde financeira se perpetue no negócio, trazendo benefícios a longo prazo e favorecendo a maturidade dos processos.
Porém, se o seu negócio vai mal, alguns sinais podem aparecer durante a operação financeira. Se atente a pontos como:
- Baixa performance;
- Falta de capital para crescimento da empresa;
- Falta de reserva para imprevistos e emergências;
- Problemas de fluxo de caixa;
- Endividamentos;
- Baixa lucratividade;
- Despesas fixas elevadas.
Esses são sinais de que os seus processos financeiros não estão bem estruturados e, muito provavelmente, não vão poder auxiliar o seu negócio a atingir os resultados esperados. Nestes casos, o redesenho dos processos evidencia como uma necessidade urgente.
Confira abaixo nossas dicas para realizar uma reestruturação de processos financeiros efetiva.
- Conheça o seu negócio
Como já citamos, o mapeamento dos processos é fundamental não somente na hora de redesenhar, mas também para o desenvolvimento como um todo do negócio.
No redesenho dos processos financeiros, este é o primeiro passo. Investigando e detalhando estes processos, se torna mais fácil compreender como sua empresa funciona e identificar onde estão os gargalos, fazendo um retrato das práticas atuais.
Essas informações permitem que toda ação planejada não seja feita às cegas, mas sim de forma estratégica para atingir a eficiência e os bons resultados. Por isso, busque entender como é a rotina financeira, as atribuições dos colaboradores e audite todas as etapas de trabalho.
- Identifique os problemas
Com base nas informações coletadas no primeiro passo, analise onde estão os principais problemas que impactam no fluxo de caixa do seu negócio. Antes de corrigi-los é importante saber como eles afetam a rotina, qual a recorrência e qual a urgência da correção, quer dizer, se precisam ser resolvidos a curto, médio ou longo prazo.
A partir disso é possível identificar as oportunidades de melhoria, avaliando as melhores medidas a serem tomadas.
- Construa um plano de ação
Todo bom resultado precisa ser estudado a fundo, avaliando as possibilidades e a realidade de cada negócio. Por isso, estruture um plano de ação com o que faz sentido para o momento da sua empresa e dentro das perspectivas do seu empreendimento.
É importante ser realista e buscar por uma solução simples. Coloque no papel todas as ações necessárias e atribua responsáveis para a correção de cada gargalo ou problema identificado. Englobe neste plano todas as dimensões importantes para que a empresa possa atingir os resultados que busca de maneira estratégica.
- Ensine os envolvidos nos processos
Toda mudança é difícil e precisa de um tempo de adaptação. Por isso, para que o redesenho dos processos financeiros seja assertivo, é preciso capacitar todos os profissionais envolvidos na nova reestruturação.
Com o novo fluxo dos processos é preciso educar o colaborador para se adequar às novas etapas, evidenciando como funcionará e o impacto que isso ocasionará na sua operação.
- Elabore um manual
Documentar, lembra? Seja por meio de um manual, um fluxograma ou playbooks, registre toda a estrutura do novo processo. Essa etapa é importante para que os colaboradores se familiarizem com as novas rotinas, permitindo a visualização da nova estrutura.
Além disso, esse processo também auxilia no controle, tornando muito mais fácil identificar se eles estão sendo executados da maneira correta. O que impacta também no caso de um novo redesenho com o passar dos anos.
- Conte com profissionais especialistas
Como já sabemos, a administração financeira não é uma atividade fácil e pode trazer muita dor de cabeça para os empreendedores. Por isso, contar com o auxílio de profissionais capacitados e especialistas no assunto é um meio seguro para garantir que o redesenho dos processos financeiros seja eficaz.
Busque parcerias que já tenham experiência na realização deste serviço e que já conseguiram alcançar bons resultados em outras oportunidades. Afinal, ninguém quer implementar mudanças que não sejam vantajosas, não é mesmo?
Ficou com alguma dúvida sobre o redesenho dos processos financeiros e a importância da estratégia para os negócios? Entre em contato com os nossos consultores e descubra como podemos ajudar!