Com a transformação digital, a área de recursos humanos deixou de ser apenas um departamento responsável pelo recrutamento e seleção de profissionais. O setor se tornou um braço estratégico dentro dos negócios, responsável por infindáveis processos que impactam diretamente na saúde financeira e imagem de uma empresa.
Nesse sentido, a adesão à automação de processos já não é mais apenas uma opção, senão uma prioridade das organizações que buscam se destacar no mercado. A importância é tanto que, segundo um levantamento da BambooHR, 90% das empresas que não utilizam ferramentas tecnológicas para otimizar a área contam com graves erros de gestão.
Sabendo dessa realidade, o BPM se apresenta como um recurso primordial para a redução de erros, aumento da produtividade e automação dos processos de recursos humanos. Quer entender como ele funciona na prática? Continue a leitura e conheça alguns dos processos que podem ser facilitados com essa solução.
BPM e o RH
O BPM é uma ferramenta de gestão de processos que pode ser aplicada em diferentes setores. Visto que seu objetivo é garantir um maior controle operacional de toda a organização. No setor de recursos humanos, a aplicação dessa solução promove mais eficiência nas rotinas, reduzindo trabalhos manuais e repetitivos. O que implica no aumento da produtividade da equipe.
Mesmo que você não tenha um conhecimento aprofundado sobre as atribuições dos profissionais de recursos humanos, é muito provável que, rapidamente, você consiga pensar em alguns dos processos geridos por eles. Seja em processos primários, como o recrutamento de colaboradores, até processos técnicos, como a liberação de férias ou fechamento de folha, a rotina conta com muita burocracia.
O que, por si só, já valida a importância de contar com o BPM. Porém, não é apenas isso. Mais do que mapear e automatizar as sequências de atividades geridas pelo setor, o BPM no recursos humanos permite que toda a empresa se desenvolva. De acordo com um estudo da OTRS Group, fluxos de RH automatizados com BPM promovem:
- 27% mais economia de tempo;
- 23% mais redução de custos;
- 19% menos probabilidade de erros em dados;
- 16% mais satisfação dos colaboradores.
Com o controle administrativo promovido pelo BPM no recursos humanos, as equipes conseguem passar mais tempo focando em estratégias para potencializar a gestão de pessoas. O que permite o desenvolvimento da empresa como um todo.
Que processos podem ser automatizados?
Um dos grandes diferenciais do BPM é a customização dos fluxos de trabalho. Ou seja, se a preocupação da empresa for a adaptação à mudança, fique sabendo que esse, nem de longe, será um problema. Com a personalização é possível adaptar as rotinas já aplicadas na organização do setor às ferramentas digitais.
Assim, os fluxos não passam por alterações drásticas, mas são respeitados e adaptados de forma a se tornar mais práticos, ágeis e eficientes com o apoio da tecnologia. Confira alguns exemplos de fluxos que podem ser otimizados dentro de recursos humanos com o BPM:
- Solicitação de férias:
Criando um fluxo automatizado, o BPM permite que a solicitação de férias seja um processo mais rápido e fácil. Assim, a equipe de recursos humanos conseguem controlar e ter visibilidade sobre o processo, determinando as aprovações e responsabilidades necessárias antes do setor deferir a solicitação. Esse controle também ajuda a evitar problemas, como a ausência de muitos colaboradores ao mesmo tempo, por exemplo.
- Inclusão ou exclusão de vale transporte:
Os benefícios, muitas vezes, podem se tornar uma verdadeira dor de cabeça para os profissionais de RH. Até porque essas solicitações envolvem terceiros e diversas documentações. Com o BPM, é possível personalizar o fluxo, criando uma sequência de etapas mais ágil e realizando a integração com os sistemas necessários, como o de folha de pagamento, por exemplo.
- Folha de pagamento:
O processo de folha de pagamento sem dúvida requer muita atenção dos profissionais de recursos humanos, até porque, qualquer erro pode resultar em problemas trabalhistas. Com o BPM é possível mais do que automatizar esse fluxo de trabalho como também torná-lo mais enxuto, atribuindo aprovações mais complexas para gestores ou outros envolvidos neste processo.
- Admissão de colaboradores:
Outro processo fundamental para o departamento é a admissão de profissionais. Visto a importância de um fluxo ordenado, com o BPM é possível delimitar com mais precisão as etapas. Instruindo datas para as admissões, setores responsáveis pela aprovação dos candidatos, emitir guias e cartas de proposta, entre outros.
Vantagens de contar com o BPM no RH
Como você pôde ter visto até aqui, o BPM é fundamental para tornar as rotinas de recursos humanos mais rápidas e eficientes. Além do controle e visibilidade sobre os processos, o uso dessa ferramenta também impacta na redução de erros, retrabalhos e problemas que possam impactar negativamente as empresas.
Também podemos citar como benefícios do BPM no RH:
- Controle administrativo
A peça chave do BPM dentro do setor de recursos humanos é garantir mais controle durante a gestão de pessoas. Dessa forma os profissionais conseguem acompanhar de perto todos os processos que são gerenciados pelo departamento, mapeando e otimizando conforme a necessidade. Essa visão 360 garante mais flexibilidade para que a área consiga se reformular sempre que necessário, acompanhando os momentos da empresa.
- Redução de custos
Sabemos das burocracias que envolvem o setor, mas e se ao invés de contratar mais pessoas para realizar esses serviços, sua empresa possa contar apenas com uma ferramenta que otimize o trabalho? Assim, como já citamos, os profissionais podem reduzir a carga de atividades repetitivas e focar esforços no que há de mais importante dentro de uma empresa: as pessoas!
- Segurança
Com o BPM é possível monitorar o desenvolvimento dos processos e a performance que o fluxo desempenha. Além de limitar acessos e informações às pessoas não autorizadas, garantindo uma gestão mais segura e evitando extravios com documentos pessoais da empresa ou dos colaboradores.
- Melhoria contínua
Sendo a visibilidade dos fluxos de trabalho um ponto importante do BPM, as equipes de RH podem utilizá-lo para acompanhar o atingimento de seus objetivos. Compreendendo onde o setor pode melhorar ou que processos podem ser aperfeiçoados para garantir o melhor desempenho.
Ou seja…
Temos o hábito de pensar no futuro como algo futurista e muito longe da nossa realidade. Mas a verdade é que o futuro está acontecendo agora e, cada vez mais, com ferramentas tecnológicas que melhoram o dia a dia das empresas e pessoas, como um todo.
Para um setor tão fundamental aos negócios, a área de recursos humanos também deve contar com essas ferramentas para se aperfeiçoar e conseguir extrair o melhor desempenho. A automatização melhora a capacidade dos profissionais e traz diversos benefícios que permitem a redução de custo e melhoram a produtividade.
Por isso, quando uma solicitação de RH bater em sua porta, não deixe de pensar em como esse processo poderia ser mais eficaz com a ajuda de um BPM. E se a sua empresa busca potencializar a gestão de pessoas, não deixe de contar com nossos especialistas!